中国企业差旅管理标准具体如何

2017-09-20 13:52:04 钱包行云 90

随着以成本节约和问责制为重点的政府新法规出台,国有企业无不迫切希望更加规范的专业企业差旅管理并更有效地控制其差旅支出;另一方面,中国经济蓬勃发展,国际地位日益攀升,中国民营企业愿意在航空旅行方面花费更多的资金和时间,同时更加关注差旅的成本效率和员工满意度。差旅

 

随着商务旅行预算增加,实现差旅规模效益和在各差旅环节提升绩效表现的潜力也随之扩大,包括更高效的预订服务、专业的机票采购,以及透明的结算数据和合规的流程管理。同样,中国差旅管理服务供应商提供的服务日益丰富全面,随着与全球差旅管理公司在主要目标市场中的竞争与合作,他们提供的解决方案已接近全球领先水平。

在此过程中,大型企业已经以最快速度建立起战略性差旅管理计划,而其他各种规模的组织也正在积极引入和实施专业化差旅管理方法,并开始从中获益。拥有最先进的差旅管理计划的机构并非只注重成本节约,他们开始关注新的目标,即为差旅人员和旅行代办人员提供更多而且更优质服务,并且更加关注专业的差旅服务商带来的服务和管理价值。对于他们来说,差旅服务管理是一种投资,而不单单是成本支出。

为促进国内差旅市场的规范运作和有序发展,国际航空运输协会(以下简称“国际航协”,英文缩写IATA)于2014年12月在北京成立了中国企业差旅管理服务规则专家小组,以建立中国差旅市场业务规则和服务标准为宗旨,推动差旅管理公司为客户提供规范、透明、合规、高效的航空差旅解决方案,促进中国差旅市场健康持久发展。本白皮书作为中国企业差旅管理服务规则专家小组的研究成果,希望能够为企业优化差旅政策、提升差旅管理,以及找到适合的差旅服务供应商起到借鉴和导引的作用。

招标流程

企业进行差旅管理项目招标, 常规流程如下:

一、 确认参与本次招标的负责部门并确认项目负责人;

二、 收集整理本企业3-5年的差旅数据;

三、 确认本次差旅项目招标的目的:管控、服务、成本、整合等;

四、 确认招标渠道:公开招标或邀标等形式;

五、 初步筛选目标差旅服务商:业务规模、注册资本、服务范围、客户类型、供应商评估、其他企业推荐等;

建议参考以下要素:

(一) 差旅服务商所服务的主要客户及其业务规模(提供近3年所服务的主要客户名单、行业性质、差旅负责人联系方式等信息)

(二) 营业执照、注册资本、中国航协、国际航协代理资质证明

(三) 行业推介和客户评估

(四) 来自航空公司、酒店等旅行供应商的业务评价

(五) 代理人征信记录评估(有无违法诉讼;有无航空公司、中国航协、国际航协的处罚记录等)

标书内容

一、 招标公告

(一)招标项目名称;

(二)采购标的预算;

(三)投标人资格要求:业务规模、注册资本、服务范围、客户类型等;

(四)项目时间计划表;

(五)投标有效期:投标书表明的价格、条款和条件必须在投标截止日起N天内有效。

(六)招标企业及差旅项目介绍:差旅规模、业务分布、差旅政策、差旅审批流程、对账要求、付款程序等;

(七)招标项目范围及需求目标。

二、 服务方案

(一)对差旅管理解决方案、服务和成本节约潜力、提升差旅管理的概要介绍

(二)投标差旅服务商概况(业务、年销售收入、财务报表、目前的服务和流程等)

(三)服务模式(团队、预订中心的位置及营业时间、全天候应急服务等)

1、客户管理和人员编制及其他可用资源;提供服务本项目的人员配备、编制,以及其他相关资源配备。

2、差旅基础服务;完善的企业差旅基础服务包括机票、火车、住宿、签证、租车、餐饮、旅行保险等一整套差旅行为相关联的项目,专业差旅公司应提供7X24小时服务保障、退改服务保障、应急服务保障以及投诉处理等。

3、差旅管理服务;专业差旅服务商将协助企业不断提升企业差旅管理,提供适合企业的可行性差旅管理建议,协助梳理优化企业内部差旅管理流程、差旅报销及财务支付流程,有效推进差旅制度的实施、监控与完善,并帮助企业优化采购组织和流程制定、进行专业化供应商谈判。

4、信息技术支持;自助预定工具(OBT)及手机移动应用(APP);实现自动化管理全流程(查询预定-审批管理-财务对账-报表分析);员工行踪动态管理;提供标准差旅数据接口服务(API);可支持符合未来IATA NDC标准的航空附加服务预定;提供差旅订单历史数据;数据信息安全性等。

5、提升员工关怀和安全管理:专业差旅服务商将协助企业提供差旅出行安全预警,并具备完善的突发事件处理能力,将有效提升企业的员工关怀和安全管理。

6、差旅管理服务标准:各企业可根据本企业实际差旅管理需求设置差旅服务标准,作为要求和考核差旅服务商的指标。

(四)结算流程及服务定价

1、支付与结算

定期结算:差旅服务商定期开账、结算(周结、半月结、月结,企业可能需支付部分定金);

企业差旅信用卡:如公务卡等;

集中支付账户:如UATP推行的集中支付账户等

2、服务费

服务费因企业所需要的服务项目、服务标准、结算方式、结算周期、数据报告标准等有一定的差异。建议企业根据内部差旅管理、财务管理需求合理选择适合的服务方式和结算方式。

国际上通用的收费方式是净价加服务费模式,净价是指差旅服务商与旅行供应商(如航空公司、酒店、火车等)之间的结算净价。

服务费的价格高低将随不同客观因素的影响而变动,例如:

结账方式(包含定期结算、企业差旅信用卡、集中账户支付等);服务人员资历水平;差旅服务商的信息系统与技术支持;差旅服务商的服务流程、风控管理、应急能力等;

国际上通用的服务费价格模式主要有以下几种;固定服务费收费(譬如每张机票收费X元);百分比服务费收费(譬如按照机票价格的百分之X收费);固定成本+固定服务费收费(譬如有专属驻场服务人员成本+服务费模式)

(五)合规要求

1、采购价格透明

国际航空运输协会(IATA)和中国航信(TravelSky)可提供企业差旅版的国际、国内机票验真、订单数据,专业的商旅集中支付账户(如UATP等)均可为企业提供先进的成本透明解决方案和确认渠道,能有效杜绝财务漏洞和发票欺诈。

2、相关利益方的合规管理

企业要求差旅服务商签署反商业贿赂、价格透明声明、合规承诺书及接受延伸审计同意书等。

评标标准

选择适合的差旅管理公司,需要具备一套相对严谨和科学的评标标准,主要评价标准包括:

1、服务内容(建议评标占比15-20%)

确认差旅服务商关注客户需求,有能力满足服务需求,并可针对客户需求相对灵活调整服务,有完善的操作规程和投诉处理流程以及持续改进的良好记录。

2、差旅服务能力(建议评标占比20-30%)

确认差旅服务商具备同类运作的经验与记录,具备良好的人员与服务标准管理体系及质量保障体系。

3、差旅管理能力(建议评标占比20-30%)

确认差旅服务商有能力在需要的时间内实施差旅管理服务方案,有支持建议方案的IT能力,具备有效的旅客追踪系统,能够提供管理信息系统和差旅分析报告,并能提供市场信息和走势分析及专业建议,具备与旅行供应商如航空公司,酒店和其它分包商协调的能力。

4、服务费用(建议评标占比20-30%)

确认差旅服务商提供透明成本管理,具有可行合理的费用节省的方案,服务费用合理可接受。

5、差旅服务商诚信度(建议评标占比15-20%)

确认差旅服务商具备可行方案保障企业差旅合规管理、透明管理、杜绝商业贿赂、发票欺诈等违规行为。可通过现场考察、询问调查、供应商调研、合作客户联系调研等方式进行签约前调查。


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