【报销管理】财务人员如何协调跨部门报销问题?

2017-09-14 13:49:37 视野财享荟 139455

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报销管理】财务人员如何协调跨部门报销问题?

财务部门在日常工作中经常会遇到报销上的问题,尤其是非业务人员报销的时候,经常是剑拔弩张。财务部门在日常工作中经常会遇到报销上的问题,尤其是非业务人员报销的时候,经常是剑拔弩张。一般的场景是,负责费用管控财务与业务人员电话沟通,并指出其报销费用的单子有问题,希望补充一些资料,对方开始发火了,说“我们在前线拼死拼活的养活你们,你们在吹着空调的办公室里敲电脑,还吹毛求疵,有本事你们来销售把业绩做上去”。碰着这种情况,大家怎么应对才能有比较好的结果?

大部分的老板都是业务型的,为了市场,为了单子,宠业务,偏财务。如果财务部门领导跟业务部门领导去老板那里争执,往往是财务输。业务型老板不太重视财务的说法,坚持原则就会被认为是死板、僵化,不替企业考虑。在国内很多费用管控确实不好处理,业务在外打拼委屈一大堆,回来再被财务批评,很容易起冲突。强势的财务部门,在国内相对比较少,大部分还是比较弱势。特别是建立市场的初期,很多支出来不及请示。中国90%以上都小企业,老板带着业务冲市场,财务部门罚业务,业务会联合几个部门投诉,搞不好财务部门领导就得辞职。在很多财务部门不够强势的情况下,或说财务部门领导不够强势,被业务刁难的情况很常见,遇到这种情况该怎么办呢?

这时候就需要财务负责人出面协调这个问题了,手下人已经把这个问题搞僵了,解决方案无非两种:一种是找老板解决,一种是自己解决。自己解决就需要沟通,而且事前必须制定制度流程以及绩效预算等。

业务与财务之间的矛盾一直存在,业务在报销一块有严重的抵触心理,认为财务有意难为业务。财务的任何手续都必须遵循制度,要有风险意识。如果业务报销不遵循财务制度,就会给财务带来风险。

首先要看财务与业务之间的具体矛盾是什么,原则性还是事务性。如果是事务性的,要看对方曾经的信用情况,再确定是否能在请示上级前先走流程。如果是原则性,要看看紧要程度或者是否与高层沟通。比如招待费,如果有预算,月度、季度、半年度或者年度用完了就必须结束。做业务也要懂事,吃老板饭、看老板门,不能太过。要看信用情况,有一个先例就会有人参照。但是,有财务朋友在预算会上问了一句,预算花完了能强制禁止吗?老板直接来了句,不行,要不业务丢了你来做?所以,还是看老板的态度和风格。

说到系统的解决方案,系统是什么?系统怕什么?系统是规则和制度。系统怕什么?系统怕绕过规则制度的例外。很多企业,老板给财务的定位就有问题的。在这个体系内部,财务没办法改变。费用管控是业务部门的事情,要和预算及绩效挂钩。业财结合才能抱团取暖得到共赢。

平平公司的营销总监认为,需要先看业务的实际情况,制度是否有疏漏,然后再关注制度改革后出现的问题、费用增长情况以及对其他部门影响。监督也是为了更好的服务。

木林给出建议:首先,需要把公司的费用报销制度跟业务人员讲清楚,需要什么样的单据,需要什么样的审批流程;其次,在费用审核时遇到不合规的情况,跟业务人员沟通好,讲明白不是财务不给他报销,是单据不合规,报销之后会给公司带来风险和损失,例如税务纳税调增等情况;最后,对于一些特殊情况,可以设置一个范围。比如公司营改增后,要求全部开具专票,但金额500元以下且无法直接开具专票的,在做出说明并签字的情况下可以报销,否则不得报销,如果金额超过500元代开也要开出专票来。

雨儿给出的方案:首先,建立报销制度时,在兼顾合规性的同时充分考虑可行性,尤其是招待费,事前请示,招待形式、招待标准和报销流程一定要明确;其次,制度建立或修订后要在公司内组织宣导工作,新进员工也需要做相关培训,要让大家明白制度约定的背后意味着什么,需要做到全员都有风控意识;最后,如果碰到出现矛盾的情况,财务人员首先要认真听业务部门的解释,毕竟他们不是专业财务,有些问题可能通过财务部就能解决,或者通过与外单位财务人员协调解决。有效沟通后,业务部人员理解配合就OK。有些矛盾可能确实是业务部人员不按规矩办事,需要财务人员帮忙解决,这种情况需要上升到更高级别层面来协调,财务部要做的是尽量减少企业风险,老板和业务领导都要考虑清楚。

小伟对于这样的现象,也是深有感触,更多时候是没办法解决的。但财务人员一定要坚持原则,按制度办事,这也是财务人员自己规避风险的办法。制度不合适,需要让业务部门向管理层反应。关键还是要看老板的重心,财务的做法需要老板支持才行。产生矛盾,需要冷静,做好沟通很重要。财务也是服务,财务可以帮助业务部门反应一些问题。业务被罚两次,就长记性了,如果太过于随意,只会让内控乱掉,滋生腐败和其他问题。

再看看,知行社里唯一的一位业务员阿猫是怎么看待这个问题的。阿猫认为遇到不合规的事情,双方沟通时语气、措辞以及技巧是很重要的。一本正经的,死板强硬的阐述会计立场容易升级矛盾;一般情况是会计负责人会找业务负责人聊,或者会计负责人打电话过来,语气比较亲和,先耐心倾听业务的说辞,帮着分析和解释,让业务知道财务是真心诚意想了解事情真相,抱着解决问题态度来的,后面沟通会好很多。阿猫的老板教他们在跨部门沟通时,语言欢乐一些,先倾听后发言,倾听时帮着对方分析。有时候他们会主动发邮件并转发该会计负责人,写明事情来龙去脉和为什么不按照流程走,和会计负责人电话(微信)确认此次做法,然后想出解决对策或者弥补对策。阿猫觉得趾高气扬的是财务,其它部门的人才憋屈。阿猫认为财务对业务偏见太大,财务已经很死板教条了,再加制度和绩效管理,感觉会让其他部门更反感。财务如果盛气凌人,就没有继续沟通的愿望。

财务与业务各执一词,你怎么看?

财务必须要守“后院”,出了问题就是财务无能,很多业务型老板都是这么想的。但报销产生问题,老板却维护业务人员,该怎么破解?

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